クラウドPBXとは？仕組みやメリット・デメリットを分かりやすく紹介！

当サイトはクラウドPBXとはどのようなものなのか解説しています。
仕組みやメリット・デメリットを分かりやすく紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
クラウドのPBXは運用形態や課題に適したものを選ぶことが大切です。
クラウドのPBXを利用することで、電話業務をテレワーク対応させることも可能になります。
様々なメリットがあるクラウドのPBX導入を検討しているのなら、きっと役立ちます。

クラウドPBXとは？仕組みやメリット・デメリットを分かりやすく紹介！

企業で行われている通話応対の業務を、より効率良くしたいと考えている人は多いのではないでしょうか。
そのようなときに役立つのがクラウドPBXです。
クラウドPBXは従来であればオフィスに設置していたPBXをクラウドに置き、インターネットで利用できる仕組みになっています。
月額料金がかかるほか特殊番号にかけられないというデメリットもありますが、初期費用が安く通話料も安いというメリットがあります。
さらにスマートフォンを内線として使えるのも便利な点です。

そもそもクラウドPBXとは何？オンプレミス型との違い

PBXとは、普通の家庭の電話では、1つの電話機に対して1本の電話回線を引いているので、通話中に別の電話がかかってきた時には電話が切れてしまします。
しかしPBXを利用していると、一つの回線を複数の電話機で利用することができるため、誰かが会話をしていても、空いている電話機があれば繋げることができます。
クラウドPBXとオンプレミス型では、回線の繋ぎ方に差があります。
クラウドPBXの場合は、設置するPBXをインターネットを通じて繋げることで、内線・外線などの電話を利用します。
一方オンプレミス型の場合には、光回線などの電話回線を使い、置型タイプのPBXと電話機を物理的に繋ぎます。
そのため、オンプレミスの場合には、回線を増やすたびに工事が必要であったり、初期投資の金額が大きかったりしますが、クラウド型の場合は容易に回線を増やしたり、初期投資が数万円と低価格であったりとメリットが多くあります。
スマートフォンへつなげることもできるため自由度も高いです。

クラウドPBXはクラウドサーバーで利用するので管理コストの削減効果が期待できる

通常の電話とは異なり、クラウドPBXではクラウドとサーバーで管理を行っています。
クラウドに設置されたサーバーが電話交換機の役割を担ってくれるため、これまでオフィスに設置していた実物は不要となります。
オフィスごとに複数の電話交換機を設置していた場合は故障時の修理やメンテナンスなどが必要でしたが、クラウドPBXではサーバー上ですべて管理されており、サービス側に対応を任せることが可能です。
サービスを導入した企業側は管理コストを削減し、社員の負担を軽減することができるでしょう。
また、サービスによっては管理画面が提供されており、サーバーが取得した情報を一括管理できるのもポイントです。
クラウドPBXの設置状況なども、クラウドサーバーに送信された後に管理画面で確認可能です。
クラウドPBXの設定を管理画面で直接変更できる、着信条件の設定が可能、アナウンスを変えられるなどの機能があるサービスは、管理コストの削減により役立ってくれます。

クラウドPBXはプライベート型とパブリック型の2つに分類される

クラウドPBXは、プライベート型とパブリック型の2つに分類することができます。
どちらのタイプも、PBXつまり企業やオフィスなどでの電話交換装置に当たるシステムをクラウド上、つまり物理的な機械装置としてではなくインターネットの仮想空間上に設置することは同じです。
その仮想空間上での置き方によって、クラウドPBXはプライベートとパブリックの２種類に分けられることになります。
簡単に言えば、前者はクラウド上とはいえ自分たちだけの占有空間です。
後者は一つの場所に他社のPBXと混在させるイメージです。
メリットデメリットを言えば、前者であれば他のPBXに邪魔されるようなことが起こりません。
例えば処理速度とか、メンテナンス時の対応についても自社第一で対応してもらえることになります。
一方で後者は混在型なのですからいわば共同生活であり、何かにつけて常に自社が最優先されるとは限りません。
その分だけと言うのも変かもしれませんが、利用料金は安くなります。

クラウドPBXで働き方改革の問題解決に繋がる

クラウドPBXとは電話回線ではなくサーバーにクラウドを設定して、電話ツールアプリをスマートフォンにダウンロードして使う通話アプリケーションになります。
外部からの電話をクラウドを通すことで、内線化したり転送などを行うことが出来るのです。
上手に活用すれば会社の電話番号をクラウドを通じて自宅でも使えるので、テレワークや在宅勤務でも会社と遜色のない使い方が可能になります。
従来のこうした転送PBXサービスは電話回線を使い、工事をして機器を取り付けなければいけませんでした。
インターネット回線の高速化と、クラウドシステムとスマートフォンの進化によって工事不要でPBXシステムを再現することが出来るようになったのです。
クラウドPBXを使えば働き方改革にも柔軟に対応出来るので、自宅でも会社でもシームレスな通話が可能になります。
代表番号を転送すればスマートフォンを窓口化することが可能なので、外出先でもカスタマーサービスを行うことが出来るのです。

対応可能な導入規模はクラウドPBXの比較ポイントのひとつ

PBXの場合、大掛かりな工事が必要になりますし導入コストが高めなどからも導入規模が大きくなければ無駄になってしまうことも少なくありません。その点クラウドPBXは大掛かりな工事が要らないですし、低価格で導入することができる、社内の携帯電話やスマートフォンはもちろん仕事で利用しているパソコンや個人所有のタブレットやノートパソコンなどでも通話ができるなどのメリットもあるため注目が集まっています。クラウドPBXは、電話を掛けることが多いコールセンターや外出の際にも社内もしくはお客さんなどに電話をかけて話をする機会が多いなど利用率が高い程メリットに繋がって来ますが、これは導入規模にも含まれる要因であり従業員の数が多くても電話をする機会が少ない事業者などでは従来型のビジネスフォンの方が効果的になることもゼロとはいい切れません。なお、クラウドPBXは1回線につき3端末までなどの小規模事業者向けや2～3回線で10端末までの大規模企業向けなどがあるので、自社の規模に最適なプランを利用することをおすすめします。

拡張性や柔軟性なども考えてクラウドPBXを選択

クラウドPBXは、拡張性があって幅広く活用させられるという点からも非常に高い人気を誇っています。例えば、内線通話はもちろんですが転送機能にダイヤルインなど、一般的な電話交換機に存在する機能をインターネットを通して利用することが可能です。クラウドPBXの最大の魅力は、通常の電話交換機とは異なって場所を問わないという点です。システムを設定してそのまま利用することが可能なので、機能性が非常に充実している傾向もあります。実際に、事務所の移転などが伴うときには電話機の設定も変更しなくてはいけません。従来までの製品は、回線から全て変えていかなくてはいけない面倒さがありました。しかし、クラウドPBXを利用すればこういった煩わしさからも解放されます。ブラウザ上から必要な番号を追加したり削除するだけで簡易的に設定をしていくことができるからです。こういった拡張性や機能性の高さがあることから、既に多くの企業で導入されています。

クラウドPBXを選ぶときビジネスツールとしての機能を持つものが有利

クラウドPBXを選ぶ際には単にPBXのコストダウンだけを意識することも多いのですが、これではせっかくのクラウドPBXの機能を十分に生かしていないと言うケースも少なくありません。一般的にはサーバ技術を応用したIPPBXであることが多いため様々なビジネスツールが搭載されており、これを利用することができるものも多いため、必要に応じて利用することで業務効率化を図ることができるケースも多いものです。 クラウドPBXの中には勤怠管理システムが連動し利用者がログインした日付や時間を記録することで出退勤管理を行うことができるものや、発着信履歴を管理し通話記録や電話料金の管理ができるもの、あるいは録音した通話内容を共有することができるものなど様々な機能を備えているものがあります。これらを合わせて利用することで、ビジネスの効率化を図ることができるばかりでなく、様々な情報共有を実現し高度なビジネスロジックを生み出すこともできるので、積極的に利用することが有利なものとなっています。

クラウドPBXを導入する前に通話品質も確認しておこう

インターネット環境があれば利用できるクラウドPBXに関心があるけれど、通話品質が心配だという人もいるのではないでしょうか。テレワークのニーズが高まっている今の時代には、遠隔地にあるオフィスや自宅で勤務している社員とも内線通話ができるようなシステムが求められています。その点、初期費用が安く導入コストが低いほかスマートフォンも内線化することができて従来のPBXよりも便利に利用できるクラウドPBXが選ばれることも増えているのです。しかし便利でコストを抑えて利用することができる反面、クラウドPBXは場合によっては通話品質が不安定になることもあるという点は知っておきたいところです。全てのクラウドPBXがそうだというわけではありませんが、例えば雑音が入ったり音声が途切れやすかったりすることが考えられます。そのようなことから、サービスの導入前にはあらかじめ通話の品質をチェックしてストレスなく使用できるか確認することをおすすめします。

APIで他のシステムと連携可能なクラウドPBXは電話業務の業務効率アップ

クラウドPBXは単に電話業務を行うだけではなく、様々な高度な機能を持っているものも少なくありません。その中でも特に注目されているのが、業務システムと連携し様々な機能を実現することができるAPI連携機能です。 これまで企業の業務システムは電話業務とは独立して行われていることが多く、これらの機能を連携させる事は非常に難しいものとなっていました。電話で受けた内容を社員がパソコンなどを利用してシステムに入力し、これによって情報共有が行われることが多かったものです。しかしクラウドPBXを利用してこれらのシステムとAPI連携を行うことで、通話録音をシステムにそのまま入力し、効率的に情報共有を図ることができたり、また顧客アクセス記録を通話履歴と連動させることで、その顧客の契約成立確度などを把握することができます。クラウドPBXを選ぶ際にはこれらの機能を持つものを選ぶと、PBXにかかるコストの削減だけではなく、業務効率アップを図ることができるのがポイントです。